Coopératives scolaires & parents d'élèves (APE)

APE et coopérative scolaire : répartissez le travail entre parents d'élèves, et gardez la mémoire de l'école.

Letmo est l'application qui aide les associations de parents d'élèves et les coopératives scolaires à se répartir les tâches avant chaque événement – kermesse, loto, vente de gâteaux, photos de classe – et à garder en photos la mémoire de la vie de l'école. Sans gérer la compta ni les cotisations : juste la coordination.

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Tâches affectées Ordre du jour & compte rendu Mémoire de l'année
Le quotidien

Dans une APE, les bonnes volontés ne manquent pas. L'organisation, parfois.

On se réunit, on a plein d'idées… mais entre deux réunions, les choses avancent moins vite qu'on voudrait – et souvent, ce sont les mêmes qui portent tout.

Des réunions sans ordre du jour

On parle de tout, on décide peu, et on oublie la moitié des sujets. Sans cadre, la réunion s'éternise et l'essentiel passe à la trappe.

Pas de compte rendu systématique

Quinze jours après, qui se souvient de ce qui a été décidé ? Et celui qui a manqué la réunion n'a aucun moyen de se mettre à jour.

Des tâches que personne ne prend

« Je pensais que quelqu'un d'autre s'en occupait. » Quand une action n'est affectée à personne précisément, elle reste en suspens jusqu'au dernier moment.

Des bénévoles qui ne se sentent pas concernés

Sans rôle clair, beaucoup attendent que « ça se fasse ». On aimerait répartir l'effort, mais on ne sait pas qui fait quoi.

Cas concret

Les Petits Vendangeurs : deux années scolaires d'événements, sur Letmo.

Une APE qui a déjà réglé la mémoire des événements – et pour qui la coordination de leur préparation est la prochaine étape.

Les Petits Vendangeurs · APE
2 années scolaires archivées · kermesse, loto, vente de gâteaux, photos de classe
Aujourd'hui

Depuis deux ans, l'APE archive tous ses événements sur Letmo. Côté photos, plus rien ne se perd : les familles retrouvent les souvenirs de l'année, et l'historique reste d'une année scolaire à l'autre, même quand les parents changent.

Le point de friction

En revanche, la préparation des événements reste à l'ancienne : des réunions sans ordre du jour, des comptes rendus pas toujours écrits, des tâches que personne ne prend vraiment. Résultat : quelques parents portent l'essentiel.

Déjà la mémoire des événements. La coordination de leur préparation est dans le même outil, prête à être activée, sans rien ajouter.
Vos gains

Ce que Letmo change pour votre APE.

De la préparation des réunions au partage des photos aux familles, tout au même endroit.

Un dossier par événement

Kermesse, loto, vente de gâteaux, fête de fin d'année : chaque événement a son dossier, où se rassemblent les décisions, les tâches et les photos.

Des tâches affectées, vraiment

Chaque action revient à un parent précis, avec une échéance et un rappel automatique. Plus de « je pensais que quelqu'un d'autre s'en occupait ».

L'ordre du jour et le compte rendu

Une note dans le dossier sert d'ordre du jour avant la réunion, puis de compte rendu après. Partagée avec tous, conservée : ceux qui ont manqué se mettent à jour en un coup d'œil.

Les photos de chaque événement

Les photos prises par les parents remontent dans le bon dossier, datées et attribuées. La kermesse de juin reste retrouvable en deux clics, des années après.

Partagez aux familles par lien

Envoyez la galerie d'un événement aux parents par un simple lien, consultable sans créer de compte. Vous gardez la main sur qui voit les photos des enfants.

La mémoire d'une année à l'autre

Les parents bénévoles changent souvent. L'historique, lui, reste dans l'APE : à chaque rentrée, les nouveaux repartent du travail des précédents, sans tout réinventer.

Les papiers de l'APE

Le compte rendu part le soir même, pas quinze jours après.

« Quinze jours après, qui se souvient de ce qui a été décidé ? » C'est le point faible de toutes les APE, et celui qui décourage les bonnes volontés. Chez Letmo, le compte rendu se remplit pendant la réunion, l'autorisation photo se signe à la sortie de l'école, et le PDF part à l'en-tête de l'association : ceux qui n'étaient pas là se mettent à jour sans demander à personne.

Modèle de formulaire Letmo « Compte rendu de réunion »

Compte rendu de réunion

Ordre du jour, présents, décisions et votes, actions à mener et prochaine réunion.

5 sections · 16 champs

Modèle de formulaire Letmo « Autorisation de droit à l'image »

Autorisation de droit à l'image

La finalité, la durée, les supports, et la signature du représentant légal.

5 sections · 16 champs

Modèle de formulaire Letmo « Feuille de présence »

Feuille de présence

Les présents, les pouvoirs, le quorum, et la photo de la feuille émargée au stylo.

5 sections · 18 champs

Des modèles fournis, prêts à l'emploi et modifiables. Vous les activez tels quels, vous les adaptez à vos usages, ou vous composez les vôtres depuis votre ordinateur.

1

Vous montez le modèle au bureau

Depuis votre ordinateur, vous partez d'un modèle déjà écrit ou vous composez le vôtre champ par champ. Aucun développement, aucun cahier des charges.

2

Le bénévole le remplit sur place

Photos, signature, dates, cases à cocher. Le nom de l'événement, la date et l'organisateur sont déjà remplis depuis le dossier, et un champ qui ne s'applique pas ne s'affiche pas.

3

Le PDF se range tout seul

À la validation, la fiche devient un PDF à l'en-tête de votre association, classé dans le dossier de l'événement, avec sa date et son auteur.

Les mains prises ? On dicte ses observations au lieu de les taper. La transcription et la mise au propre sont faites en France, par une intelligence artificielle française.
Avant d'envoyer les photos de la kermesse L'autorisation de chaque famille est signée, datée et rangée dans le dossier. Vous savez quels enfants vous pouvez montrer, avant de partager la galerie, pas après.

Signature à l'écran, PDF à votre en-tête, dictée : voir comment fonctionnent les formulaires et les rapports →

Voir aussi

Letmo accompagne toute la vie autour de l'école.

Selon qui porte le projet – les parents, l'équipe enseignante ou la commune – l'entrée dans Letmo n'est pas la même.

L'école et son équipe pédagogique

Projets de classe, sorties scolaires, exercices d'évacuation, photos envoyées aux familles : le versant enseignant, côté établissement.

Voir Letmo pour les écoles →

Toutes les associations

Comment Letmo répartit le travail entre bénévoles et réunit les photos, quel que soit le type d'association.

Revenir au panorama →

Périscolaire et centre de loisirs

Quand l'accueil du mercredi ou des vacances est géré par la commune ou une association d'animation : sorties, présences, photos aux parents.

Voir Letmo pour les centres de loisirs →

Kermesse, loto, fête de l'école

Quand l'événement grossit : devis en PDF, formulaires signés, photos partagées aux familles. Letmo réunit l'équipe organisatrice, du premier devis à la dernière photo.

Voir Letmo pour les événements →

Questions fréquentes

Ce que les parents d'élèves nous demandent.

Letmo est une application française qui réunit le bureau d'une APE ou d'une coopérative scolaire autour de chaque événement : un dossier par kermesse, loto ou vente de gâteaux, les tâches réparties entre parents avec une échéance et un rappel, l'ordre du jour et le compte rendu des réunions, les autorisations de droit à l'image signées sur le téléphone, et les photos partagées aux familles par un simple lien. Elle s'utilise à côté de vos outils de gestion, comme HelloAsso pour les cotisations et la billetterie.
Non. Seuls les parents qui portent le travail – le bureau, les volontaires d'un événement – ont besoin d'un compte. Les autres familles reçoivent la galerie des photos par un simple lien, consultable sans créer de compte ni rien installer.
Non, et c'est volontaire. Ni comptabilité, ni cotisations, ni billetterie : HelloAsso et votre logiciel de compta le font déjà. Letmo s'occupe de ce qu'ils ne font pas : répartir le travail entre bénévoles, tenir les comptes rendus, et rassembler les photos de chaque événement.
Vous seuls en décidez. Les photos restent dans l'association, visibles des membres que vous invitez, et vous choisissez quelle galerie partager, à qui, et quand. Le modèle « Autorisation de droit à l'image » permet de recueillir l'accord de chaque famille, signé et daté : avant d'envoyer les photos de la kermesse, vous savez lesquels vous pouvez montrer. Les données sont hébergées en France, sans publicité.
44,99 € HT par an pour toute l'association, membres illimités, 10 Go de stockage, toutes les fonctionnalités. Sans engagement, avec 30 jours d'essai gratuit sans carte bancaire. Voir le détail des tarifs.
C'est précisément le problème que Letmo règle. Les dossiers, les comptes rendus, les tâches et les photos appartiennent à l'association, pas au téléphone du président sortant. La nouvelle équipe ouvre le dossier de la kermesse de l'an dernier et voit comment elle avait été organisée : qui faisait quoi, ce qui avait coincé, à quoi ça ressemblait.
Oui. Ce sont deux structures distinctes, mais elles travaillent sur les mêmes événements. Un dossier par projet – la kermesse, le loto, le voyage de fin d'année – et vous invitez dans chacun les personnes concernées. Si l'équipe enseignante veut son propre espace, Letmo pour les écoles traite le versant établissement.

Prêt à vous lancer

Ouvrez le dossier de votre prochaine kermesse, et voyez qui prend quoi.

Pas de paramétrage, pas d'engagement. Invitez les parents du bureau, répartissez les premières tâches et laissez les photos remonter. L'an prochain, la nouvelle équipe rouvrira le dossier et saura comment vous vous y étiez pris.

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